01.12.13

- 10 réactions, publié le 09.02.14

Thème: facturation électronique

logo e-facture
Depuis le 1er janvier 2013, la facture électronique est équivalente à la facture papier. Vous faites des économies si vous envoyez des factures électroniques mais également si vous les recevez (meilleur accès, moins d'erreurs, gains de place et de temps). Utilisez-vous la facturation électronique ? En quoi a-t-elle simplifié votre vie ? Imprimez-vous les factures électroniques que vous recevez ? Comment procédez-vous pour l'archivage. Quelles factures souhaitez-vous recevoir au format électronique, et comment ? Faites-nous part de votre expérience et de vos propositions de simplifications par l'e-facturation.

Que vous soyez émetteur ou destinataire d'une facture électronique, les économies que vous faites dépendent de différents facteurs :

  • la solution technologique que vous choisissez: (fichier Word ou PDF joint à un email, intégration à un système comme Zoomit; ...);
  • le nombre de factures que vous envoyez et recevez;
  • le niveau de maturité informatique dans votre société, (son degré d'automatisation et d'intégration).

Si la facture reçue peut être lue automatiquement, vous économisez alors beaucoup de temps). Ce temps que vos collaborateurs ou vous-même ne devez plus consacrer à l’encodage des factures, à la recherche et la vérification (matching) des documents liés, à l’approbation des factures, à l’archivage, etc. La facturation électronique lue automatiquement permet aussi de réduire les risques d'erreurs d'encodage et les informations manquantes. 

Si vous envoyez des e-factures, vous économisez naturellement le coût du papier, de l’enveloppe et du timbre. Mais ce qui est plus important, c’est surtout la réduction du cycle de paiement : votre client reçoit plus rapidement sa facture et peut dès lors la payer plus rapidement, ce qui réduit le nombre de jours de crédit.

Vous pouvez aussi supprimer certains coûts indirects : le coût des copies demandées par vos clients, le salaire horaire des collaborateurs qui encodent les factures ou doivent effectuer des recherches lorsqu’un client téléphone à propos du contenu d’une facture, etc.

Dans beaucoup de logiciels, le contrôle et la vérification par rapport aux différents documents commerciaux ont lieu automatiquement. Le bon de commande et le bon de livraison peuvent être comparés avec la facture. Les montants et la TVA peuvent être contrôlés en une seule fois. Dans les entreprises plus grandes, un flux automatique permet un gain d’efficacité supplémentaire et évite de devoir conserver différentes copies dans les différents départements de l’entreprise.

La facturation électronique est aussi plus durable : environ 1 milliard de factures sont envoyées et reçues chaque année en Belgique. Les grandes entreprises conservent jusqu’à 6 copies de leurs factures. Les économies potentielles en matière de consommation de papier sont énormes, tout comme les économies de coûts de transport et donc les émissions de CO2 afin d’apporter les factures chez le client.

Plus d'info:

http://www.efacture.belgium.be

Résumé des réactions: 

La facturation électronique, aussi appelée e-facturation, intéresse beaucoup de monde. De nombreux clients (entreprises et citoyens) la demandent, et ceux qui l’utilisent déjà sont très positifs : 

  • on gagne de l’espace (stockage, archivage)
  • le traitement est plus rapide (ce qui permet aussi de diminuer les délais de paiement)
  • les clients sont très contents
  • le risque de fraude diminue

En Belgique, aucun format particulier n’est imposé en matière de facturation électronique. Chacun peut donc adopter le format qu’il souhaite, pour autant que l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité des e-factures soit assurée. Ce sont des principes généraux que vous devez respecter, et le bon sens prévaut  (vous trouverez plus d’informations à ce sujet sur www.efacture.belgium.be/legislation). Cette liberté de moyens vous permet d’adopter une solution sur-mesure (par exemple, vous ne devez pas forcément utiliser de signature digitale, ni investir dans un tout nouveau système informatique). Le mieux est d’en parler avec votre (expert-)comptable ou avec votre fournisseur actuel de logiciel comptable.

L’e-facturation suscite pas mal de questions et de remarques :

  • il faut laisser le choix aux gens (c’est le cas dans le code de conduite que nous proposons aux entreprises)
  • le SPF Finances doit se conformer à cette nouvelle réalité (pour rappel, depuis le 1er janvier 2013 une e-facture équivaut à une facture au format papier, en vertu de la réglementation belge)
  • quid de l’archivage ?

Le délai d’archivage est le même que pour une facture papier. La façon dont on peut archiver une e-facture dépend de ce dont on dispose : au minimum, il faut enregistrer l’e-facture elle-même (pas un email qui contient un lien vers une adresse URL). Le mieux est de faire régulièrement une copie de secours ou backup de nos e-factures, comme pour nos autres fichiers et documents. Une clé USB ou un disque dur externe prennent nettement moins de place que des boîtes en carton stockées dans un endroit peu protégé…


Vous trouverez sur www.efacture.belgium.be de nombreuses informations relatives à la facturation électronique : n’hésitez pas à surfer, et écrivez-nous s’il vous reste des questions. De notre côté, nous évaluons régulièrement l’évolution de l’e-facturation en Belgique et nous continuons sa promotion.

Les réactions

09.02.14 - Florence Brogniez

Moi, je trouve ça génial!!!! Le papier coûte "cher". Mais pourvu que le pc ne tombe pas en panne.

07.02.14 - Pierre Dupuis

Excellente initiative! En tant que comptable, et donc noyé dans les factures papier, je ne peux que me réjouir de cette nouvelle!

06.02.14 - Melanie Dupuis

Excellente initiative! Voilà qui devrait bien nous faciliter la vie...

06.02.14 - Mélanie Orian

Excellente initiative!

05.02.14 - DAVID SIMON

Nous médecins généralistes attendons la prescription et l'attestation de soins électronique depuis plusieurs années … que fait la SMALS avec ses 1748 employés et son budget de 222.870.000 € Annuels ? https://www.smals.be/fr/content/chiffres-cles

04.02.14 - Jean-Francois Remy

La facture électronique est aujourd'hui un must, elle est simple, peu couteuse. MAIS. Le Fisc rejette systématiquement tout justificatif non imprimé. Donc je ne l'utilise pas pour mes factures entrantes, lui préférant les papiers, et je suis obligé d'imprimer mes factures sortantes... Ridicule vous avez dit?

30.01.14 - Gabriel Delmotte

Il faut laisser les gens choisir entre facture"papier" ou "électronique", car tout le monde ne possède pas un ordinateur et internet à la maison! J'ai supprimé mon abonnement au télédistributeur VOO, car ce dernier ne m'envoyait plus la facture qui n'était donc pas payée, ce qui a engendré une déconnection SANS LE MOINDRE RAPPEL OU AVIS! Ensuite, j'ai dû donner des communications téléphoniques surtaxées pour connaitre la raison de cette coupure et les modalités de paiement, TOUJOURS SANS FACTURE SOUS LES YEUX! Après la reconnection, je devais recevoir une facture pour le paiement effectué ainsi que pour le paiement suivant. Mais de nouveau aucun document ne m'a été envoyé, malgré les promesses faites! J'ai donc résilié mon abonnement, et maintenant je me contente des 3 chaînes de la RTBF, d'Euroneuws et de la BRT. Je capte relativement bien ces stations avec une petite antenne de salon munie d'un amplificateur, ce qui était impossible avec la transmission analogique des ondes. La transmission des ondes en numérique est plus puissante. De plus, j'ai une image de meilleure qualité qu'avec la télédistribution en analogique. Et je fais des économies puisque je ne paie plus que la redevance radio - TV! Tout compte fait, je dis un grand merci à VOO!

30.01.14 - Ziad El Khoury

Bonjour, Quid du respect des exigences au niveau légal? Un simple envoi de mail n'est pas tout à fait considéré comme "facturation électronique" vu que les trois critères (authenticité, intégrité & lisibilité) ne peuvent être garantis, ce qui est, une exigence par la loi... Il faut être claire sur cette question afin d'éviter toutes confusions... Bonne journée à tous.

29.01.14 - Luis Lorenzo

La facturation électronique, c'est bien mais qu'en est-il si un "simple" citoyen souhaite utiliser ce mode de paiement avec une entreprise? Existe-t-il une plateforme spéciale reliant le citoyen (qui doit honorer sa facture) à l'entreprise? Comment procède-t-on? Pouvez-vous me donner davantage d'explications? Merci beaucoup

29.01.14 - Jérôme Urbain

Bonjour, pourriez vous me dire comment conserver valablement des factures de manière électronique ?