Quelles sont les dernières nouvelles en matière de simplification administrative ? Vous trouverez les dernières infos dans les communiqués de presse.

Pour 1,76 milliards d'euros de paperasserie en moins en 2 ans

Les résultats de la dernière étude du Bureau du Plan sur les charges administratives en 2008, sont positifs. Selon cette étude, les charges administratives pour les entreprises sont passées de 2,44% du PIB en 2006 à 1,72% du PIB en 2008, soit une diminution de près de 30%.

Lorsqu'on compare les charges administratives pour les entreprises entre 2002, lorsqu'elles s'élevaient encore à 3,43% du PIB, et 2008, lorsqu'elles ne représentaient plus que 1,72% du PIB, on arrive à une diminution de près de 50%.

Contexte de l'enquête biennale du Bureau du Plan pour le compte de l'ASA

L'Agence pour la Simplification Administrative  (ASA) mène depuis 2000 une enquête biennale auprès d'entreprises et d'indépendants. Cette enquête évalue les charges administratives qui pèsent sur les entreprises et les indépendants en Belgique. Un questionnaire sur les formalités et procédures administratives dans trois domaines législatifs importants, est envoyé tous les deux ans à un nombre représentatif d'entreprises et d'indépendants. Ces domaines sont la fiscalité, l'environnement et l'emploi. Le questionnaire relatif à l'emploi n'a été envoyé qu'aux entreprises.

Etant donné que la méthode et les questions relatives aux domaines de politique précités sont toujours les mêmes, on peut obtenir des résultats comparables permettant d'esquisser l'évolution des charges administratives depuis l'an 2000 jusqu'à aujourd'hui.

Taux de réponse

L'enquête couvrait cette année la période du 1er juin 2009 au 7 septembre 2009.

Les questionnaires relatifs aux charges administratives sur l'année 2008 ont été envoyés à 3.156 entreprises et à 4.453 indépendants actifs en Belgique. 7.609 questionnaires ont donc été envoyés au total, dont 1.100 ont été renvoyés complétés, soit par voie électronique, soit sur papier.

20% des 3.156 entreprises précitées ont répondu, dont 60% par Internet. 10,6% des 4.453 indépendants ont répondu, dont 44% par Internet.

Baisse des charges administratives en 2008

Le tableau ci-dessous donne une estimation du coût total des procédures administratives en 2008, exprimé en % du PIB qui s'élevait en 2008 à 344,21 milliards d'euros.

Vous trouverez ci-après un aperçu du coût total des formalités administratives sur la période de 2000 à 2008. Il ressort de l'enquête du Bureau du Plan que le coût des charges administratives, exprimé en % du PIB, aurait sur 2 ans baissé de 29,51%. Il convient toutefois de signaler une hausse des formalités administratives de près de 10% pour les indépendants.

Vous trouverez ci-après la répartition des coûts suite aux formalités administratives par domaine réglementaire pour les entreprises (donc pas pour les indépendants). Il en ressort que les formalités administratives en matière de fiscalité, qui représentent la plus grande part dans le total des coûts administratifs, ont connu la baisse la plus importante.

Vous trouverez ci-après la répartition des coûts suite aux formalités administratives par domaine réglementaire pour les indépendants. Il en ressort que les formalités administratives en matière de fiscalité, qui pèsent plus lourd que les formalités administratives en matière d'environnement, ont légèrement augmenté.

Principales simplifications au cours des années précédentes

Nous rappelons ci-après quelques réalisations importantes en matière de réduction des formalités administratives.

1. Réduction des charges statistiques

Début 2008, environ un quart des entreprises ont été exemptées de l'enquête sur la production industrielle (Prodcom). Le nombre de rubriques à compléter à en outre sensiblement été réduit.

Le Recensement de mai est une enquête annuelle imposée par l'Europe, à laquelle sont soumis tous les agriculteurs. Cette enquête est traditionnellement menée en mai, d'où son nom. Le Recensement de mai a structurellement été réduit de 15%. Plusieurs questions sur les variables sociales et les questions sur le matériel et les installations, ont été supprimées.

Nous avons également vérifié pour l'enquête structurelle quelles étaient les exigences minimales pour l'Europe et réduit nos propres obligations statistiques, de sorte à satisfaire encore tout juste aux seuils de fiabilité requis par l'Europe. Diminution de la fréquence des enquêtes, exemption des petites entreprises, réduction du nombre de questions, etc.

2. Déclarations électroniques

Depuis le 1er juillet 2007, le dépôt électronique de la déclaration TVA est obligatoire pour les grandes entreprises. C'est également le cas pour les moyennes entreprises depuis le 1er janvier 2008. Les petites entreprises doivent également introduire leur déclaration TVA par voie électronique depuis le 1er janvier 2009. La paperasserie relative à la TVA est ainsi radicalement réduite pour les entreprises. Cela permet en outre de lutter de manière beaucoup plus efficace contre la fraude fiscale.

Bien que cela ne fût pas encore obligatoire en 2008, les déclarations au précompte professionnel pour les revenus attribués à partir de la période janvier 2009, avec date d'échéance du 15 février 2009 ou du premier trimestre de 2009, avec date d'échéance du 15 avril 2009, doivent à présent également être introduites par le biais de l'application Internet FINPROF.

Ces déclarations peuvent en outre toutes être introduites par voie électronique au moyen de l'eID, ce qui en a considérablement augmenté l'accessibilité et la facilité d'utilisation.

3. Démarrer en 4 jours

Il n'a jamais été aussi facile pour les entrepreneurs débutants de démarrer une entreprise. Nous avons simplifié les procédures à cet effet, de sorte que le nombre de jours nécessaires pour démarrer une entreprise sont passés de 56 jours en 2003 à 4 jours en 2008. Selon le rapport de la Banque mondiale, cette procédure est plus rapide et plus simple que dans n'importe quel autre pays européen.

4. Gestion électronique du personnel

La Banque-carrefour de la sécurité sociale (BCSS) est le pivot de la gestion électronique du personnel et est unique au sein de l'Union européenne. Cette gestion électronique permet de faire chaque année l'économie de quelque 300 millions d'attestations papier. Les " cartes cueillette " pour le personnel saisonnier passent également par la BCSS depuis le 1er janvier 2006. Au lieu de travailler avec une carte cueillette et un registre des présences, une déclaration par sms suffit désormais. Le formulaire C4 électronique, par exemple, est aujourd'hui également géré par la BCSS, ce qui permet de réaliser chaque année une économie de 5 millions de documents papier.

Principales simplifications devant encore être réalisées

1. Bureau sans papier pour les entreprises

Outre l'introduction obligatoire par voie électronique de la déclaration TVA et de la déclaration au précompte professionnel, et le dépôt électronique des comptes annuels à partir de cette année, il y a encore un tas de choses qui devraient pouvoir se faire par voie électronique ou qui devraient encore davantage être stimulées. Nous pensons à cet égard aux fiches de paie électroniques, aux contrats de travail électroniques, à l'archivage électronique, à l'envoi recommandé électronique, à la facturation électronique, aux chèques-repas électroniques, etc.

2. Facturation électronique

Le cadre légistique pour l'envoi de factures électroniques en Belgique a déjà été créé le 10 février 2004. On constate toutefois, 5 ans après l'introduction de la facture électronique, que moins de 53 pourcent des factures sont envoyées par voie électronique. Selon la Belgian Task Force E-invoicing récemment créée, au sein de laquelle tous les syndicats patronaux et un certain nombre d'entreprises sont représentés, la Belgique passe ainsi à côté d'un potentiel d'économie de 3,5 milliards.
La production, l'envoi, la réception et le traitement de factures par voie électronique rendront l'archivage électronique de factures plus simple et moins onéreux, de sorte que les économies réalisées pourront être encore beaucoup plus élevées. La condition est toutefois que les entreprises puissent opter pour la technologie qui leur convient le mieux. Le cadre légal existant empêche actuellement les entreprises d'opérer le meilleur choix. Le seuil pour les petites PME, en particulier, est encore beaucoup trop élevé à l'heure actuelle.

3. Chèques-repas électroniques

Environ 250 millions de chèques-repas sont chaque année en Belgique alloués à quelque 1,3 millions de travailleurs à titre de complément à leur rémunération. Ces chèques-repas existent aujourd'hui uniquement sur papier, ce qui entraîne toute une paperasserie administrative pour les parties concernées : l'employeur qui les octroie, le travailleur qui les reçoit et le commerçant chez qui ils sont utilisés comme moyen de paiement.

Les travailleurs doivent avoir les chèques-repas sur eux et s'en servir pour payer à la caisse, ce qui est toujours toute une histoire. Il ne faut pas non plus perdre la date d'échéance de vue et prendre garde à ne pas perdre les chèques-repas.

Les entreprises qui doivent distribuer des chèques-repas à leurs travailleurs ressentent cette obligation comme une lourde surcharge administrative. Les chèques doivent être distribués par courrier interne ou par un autre moyen dans les différents postes de travail ou sites, où ils sont remis aux travailleurs qui doivent signer pour réception. Cette distribution entraîne de nombreuses tracasseries, en particulier dans le secteur du travail intérimaire.

Les commerçants indépendants et le secteur de la distribution doivent aussi encore compter, trier, contrôler la validité et expédier les chèques qu'ils encaissent. Ils ne touchent pas l'argent des chèques avant plusieurs semaines. Le coût du traitement des chèques-repas est pour eux estimé à 25 millions d'euros.

4. Développer eHealth

La plateforme eHealth est dans l'intervalle entièrement opérationnelle et tourne à plein régime. Nous devons toutefois continuer à veiller à ce que d'importantes réductions des charges administratives soient réalisées le plus rapidement possibles pour les patients (chroniques), les prestataires de soins et les pharmaciens. Nous pensons en particulier à l'introduction de la prescription médicamenteuse électronique et à la suppression du flux de papier dans le cadre du remboursement de médicaments nécessitant l'accord préalable du médecin-conseil. Il convient également pour le futur de s'atteler au remplacement du dossier patient papier par un dossier patient électronique.

L'échange électronique sans risque de données via la plateforme eHealth poursuit un triple objectif. La plateforme eHealth génère avant tout une simplification administrative pour tous les intéressés dans le secteur des soins de santé. Les prestataires de soins et les établissements de soins peuvent être déchargés de toute une paperasserie administrative, de sorte qu'ils peuvent consacrer davantage de temps à leurs patients. La plateforme eHealth optimalise en outre la qualité des soins de santé et la sécurité du patient. La plateforme eHealth permet pour finir un meilleur soutien de la politique des soins de santé.

5. Electronisation des permis

Une demande de permis de bâtir et de permis d'environnement entraîne de nos jours une montagne de papier. Contrairement à ce qui est le cas à Singapour, où tout se fait électroniquement et où le délai maximal est de 1 mois, cette procédure dure beaucoup plus longtemps en Belgique. Il n'est même pas encore possible jusqu'à aujourd'hui dans de nombreuses communes d'introduire une demande de permis d'urbanisme par voie électronique.

L'introduction des demandes de permis de bâtir et de permis d'environnement par voie électronique et le suivi électronique de ces demandes au sein des diverses instances publiques compétentes, avant la délivrance du permis, toujours par voie électronique, constitueraient pour de nombreuses entreprises et de nombreux citoyens une simplification et un gain de temps effectifs.